УЧЕБНО-ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

8. Проектирование форм и отчетов в СУБД Access

8.1. Назначение и способы проектирования форм

СУБД  Access  позволяет создавать такие объекты БД, как формы. Формы служат удобным средством для ввода, просмотра и редактирования информации БД.

Формы для ввода представляют бланк, подлежащий заполнению, и дают возможность  осуществить контроль вводимых данных и исключить ввод неверных. Бланк-форма  упрощает процесс заполнения базы данными, благодаря чему  в БД может вводить информацию пользователь невысокой квалификации. При просмотре и редактировании имеют дело с маской, накладываемой на набор данных. Маска-форма позволяет  ограничить доступ пользователя к информации БД, заблокировав  отдельные (служебные или засекреченные) поля или записи.

Формы есть простые и составные (включающие другие формы). Они могут содержать различные элементы: поля БД и подписи к ним, списки, флажки, переключатели, кнопки, вкладки и др.  В них возможны вычисления для отдельных записей и их групп, а также наглядное графическое представление данных в виде диаграмм.

Форму можно спроектировать на базе одной или нескольких таблиц и/или запросов. На основе одной таблицы или запроса можно построить несколько форм. В форме имена полей берутся из описания таблицы, а сами поля  пользователь располагает в соответствии со своими вкусами  и требованиями  и вносит различные элементы оформления: линии, рисунки, заливку  и др.

Форма создается «вручную» - с помощью конструктора форм, автоматизированным способом - с помощью Мастера форм  и автоматически  -  с использованием   автоформы. Конструктор форм  предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которого пользователь может создать форму  соответственно своим вкусам и требованиям. Мастер форм руководит процессом проектирования форм. Он задает пользователю вопросы о структуре и оформлении формы, предлагая на выбор несколько вариантов. В результате диалога пользователя и Мастера  форм появляется “готовая к употреблению” форма. Автоформа на основе выбранной таблицы автоматически создает  одну из форм: в столбец ,  ленточную,  табличную.

8.2.  Назначение и способы проектирования  отчетов

Отчет является важным средством извлечения информации из БД  и вывода ее на экран или на печать в виде, удобном для восприятия и анализа пользователем.  В отчете можно сортировать и группировать данные,  осуществлять  расчеты в  строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет  может основываться на  множестве таблиц и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным – включать другие отчеты.

 Access предоставляет большие возможности по оформлению отчетов: шрифтовое, фоновое и цветовое оформление, обрамление, рисунки, деловая   графика, вставка объектов других приложений. Все это позволяет создавать отчеты высокого качества.

Существует три способа создания отчета: с помощью Конструктора, с помощью Мастера отчетов и автоматическое создание – автоотчет. Конструктор дает возможность самостоятельного проектирования отчетов. Мастер отчетов позволяет создать отчет на основе ответов пользователя  на вопросы,  касающиеся структуры, содержания  и  оформления отчета. Автоотчет создает отчет в столбец и ленточный.

Отчет и форму можно создать с помощью Мастера, а затем доработать с помощью Конструктора.

8.3. Инструментальные средства конструкторов форм и отчетов

Для создания формы (отчета) с помощью Конструктора необходимо открыть окно Конструктора формы (отчета), выполнив последовательность действий:

окно База данных Þ вкладка Формы (Отчеты) Þ [Создать] Þ

окно  Новая форма (Новый отчет) Þ выбрать Конструктор и указать  источник формы (отчета) -  таблицу или запрос Þ [OK]

Так как методика проектирования  формы и отчета одинакова, то и окно конструктора формы, и окно конструктора отчета содержит одни и те же инструментальные средства конструирования:

· панель Конструктора с набором графических кнопок, которая включается/выключается по команде Вид/Панели инструментов;

· разделы проекта, в которых размещают различные графические объекты, определяющие вид и содержание  формы (отчета). Эти графические объекты называют элементами управления;

· панель элементов управления, включаемая/выключаемая по команде

Вид/Панель элементов

· список полей таблицы или запроса, служащих источником данных для формы (отчета).  Он включается/выключается по команде Вид/Список полей;

· сетка, отображаемая  в разделах проекта для удобства проектирования. Она включается/ выключается по команде Вид/Cетка;

· линейки – горизонтальная  и вертикальная, включаемые/выключаемые по команде Вид/Линейка. Они также предназначены для удобства проектирования.

По умолчанию в окне Конструктора формы (отчета) выводится раздел проекта Область данных, в котором  размещают поля БД из таблицы или запроса, а также вычисляемые поля. Кроме данного раздела при конструировании могут быть востребованы и другие разделы:

· Заголовок формы(отчета) и Примечание формы(отчета), включаемые/выключаемые попарно соответственно  по командам:

Вид / Заголовок ! Примечание формы

Вид / Заголовок ! Примечание отчета

· Верхний колонтитул и  Нижний колонтитул, включаемые/выключаемые попарно по команде Вид / Колонтитулы.

Если, например,  в окне Конструктора формы включены все названные разделы, то они располагаются в рабочей области этого окна в такой последовательности,  как показано на рис. 1.

Рис.1 Расположение разделов проекта формы
в окне конструктора формы

Заголовок формы содержит сведения, общие для всех записей, такие как название формы, дата и время. Примечание формы отображает сведения, общие для всех записей, такие как инструкции по работе с формой, командные кнопки, общие суммы в счетах. Верхний колонтитул и Нижний колонтитул используются в случае конструирования формы табличного вида. Тогда в Верхнем колонтитуле отображаются названия столбцов, а в Нижнем колонтитуле – номер страницы, дата.

Расположение разделов проекта отчета в окне Конструктора отчета и их назначение аналогично описанным разделам проекта формы. При необходимости группировки строк в отчете в окно Конструктора отчета должны быть добавлены еще два раздела: Заголовок группы и Примечание группы. Они включаются/выключаются по команде

Вид / Сортировка и группировка

В разделе Заголовок группы отображается заголовок для групп строк отчета. Данный раздел вставляется перед Областью данных. Раздел Примечание группы служит для итоговых вычислений для групп строк и вставляется  после Области данных.

Изменение высоты и ширины раздела производится путем перетаскивания соответственно нижней и правой границы раздела.

8.4. Элементы управления и работа с ними

Разделы проекта формы (отчета) наполняются различными графическими объектами - элементами управления, используемыми для отображения данных, выполнения действий или в качестве украшений. Элементы   управления  вводятся  в   форму (отчет)  при      помощи графических кнопок панели элементов, изображенной на рис. 2.

Назначение элементов управления приведено в табл. 1.

Таблица 1

Элементы управления

Элементы управления есть связанные и несвязанные. Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для просмотра, ввода или редактирования значений из полей БД.  Ввод связанного элемента управления в проект формы (отчета) осуществляется  путем  перетаскивания из  окна со списком полей нужного  поля в раздел Область данных. В результате появляются два прямоугольника – подпись поля и поле. Например:

Маркеры перемещения служат для отдельного перемещения подписи, поля. При установке на них указателя мыши появляется изображение руки с вытянутым указательным пальцем и тогда следует выполнить перемещение.

 Для одновременного перемещения подписи и поля указатель мыши устанавливается на границу выделенной подписи или выделенного поля и, когда он принимает вид раскрытой ладони, производят перетаскивание. Для удаления подписи  осуществляют ее выделение и нажимают клавишу Delete; для удаления поля с подписью  выделяют поле и нажимают клавишу Delete.

Для несвязанных элементов управления источника данных не существует. Такие элементы управления используются для отображения линий, прямоугольников, рисунков. Ввод в проект формы (отчета) несвязанного элемента управления осуществляется так: на панели элементов производится щелчок по кнопке нужного элемента управления, а затем щелчок в том разделе проекта, где требуется разместить этот элемент.

Навыки  конструирования формы (отчета) предполагают умение выделения группы элементов управления. Оно производится путем щелчков по элементам управления, входящим в группу, при нажатой клавише Shift. Выделить группу смежных элементов можно и путем очерчивания  рамки вокруг этой группы. Чтобы изменить размер элементов группы, произвести их выравнивание,  изменить интервал между ними, необходимо воспользоваться  пунктом меню Формат.

Перенос и копирование элементов управления в другой раздел проекта возможны посредством команд для работы с буфером обмена.

Для придания элементу управления необходимых свойств его выделяют и  вводят команду Вид/Свойства  или вызывают контекстное меню и выбирают в нем пункт Свойства. В результате появляется окно свойств элемента управления, в котором, к примеру, вкладка Макет позволит произвести его желаемое форматирование.

8.5. Рекомендации к созданию формы

Пусть необходимо спроектировать форму, в которой должны  быть определенные: заголовок, поля БД, вычисляемое поле и комментарий. Для создания такой формы необходимо выполнить следующие действия:

· открыть окно Конструктора формы, не забыв указать источник формы;

· настроить это окно для работы, включив (если не включены) линейки, сетку, панель элементов и три раздела: Заголовок формы, Область данных, Примечание формы;

· задать заголовок формы, для чего в раздел Заголовок формы  вставить элемент управления Надпись и ввести текст заголовка;

· из окна со списком полей перетащить в раздел Область данных те поля БД, значения которых должны просматриваться по форме, и расположить их в нужном порядке;

· создать вычисляемое поле. Для этого вставить в раздел Область данных свободное поле, используя элемент управления Поле. В само поле  ввести выражение для расчета, а в подпись – имя вычисляемого поля;

· задать необходимый комментарий в разделе Примечание формы, используя элемент управления Надпись;

· произвести желаемое оформление формы.

8.6. Работа с формой

Спроектированная форма приобретает реальный вид в окне формы, открываемом из окна БД с помощью кнопки [Открыть]  и из окна Конструктора по команде Вид / Режим формы или по команде Вид / Режим таблицы. В режиме формы в форме отображается только одна запись, а в режиме таблицы – группа записей.  В обоих  режимах  можно редактировать данные, а также  просматривать их с помощью кнопок перехода к записям (к предыдущей, к следующей, к первой, к последней). Кнопка перехода  к пустой записи позволяет добавление в базу  новых данных.

Форму можно сохранить, введя в окне Конструктора или в окне формы одну из команд:

Файл / Сохранить как

Файл / Сохранить

 или произведя закрытие этих окон.

Форма может быть предварительно просмотрена из окна БД, из окна Конструктора и из окна формы по команде

Файл / Предварительный просмотр

и распечатана по команде Файл / Печать. При печати ее заголовок появляется только в начале первой страницы, а ее примечание – в конце последней страницы. Верхний и нижний колонтитулы видны только при печати, соответственно в начале и в конце каждой страницы.

Изменения в форму вносятся в окне Конструктора.

8.7. Рекомендации к созданию отчета

Рекомендации дадим с ориентацией на отчет, в котором: имеется несколько расчетных колонок, должна быть группировка строк по некоторому полю, необходимы итоги по некоторым полям для групп строк (частные итоги) и общие итоги. Для создания такого отчета необходимо выполнить следующие действия:

1) открыть окно Конструктора отчета, не забыв указать источник отчета;

2) настроить это окно для работы, включив (если не включены) линейки, сетку, панель элементов и все разделы;

3) задать заголовок отчета, для чего в раздел Заголовок отчета вставить элемент управления Надпись и ввести текст заголовка;

4) спроектировать строки отчета:

· из окна со списком полей перетащить в раздел Область данных те поля, значения которых должны выводиться в строках отчета;

· в этом разделе создать вычисляемые поля, значения которых будут выводиться в расчетных колонках. Для этого вставить свободные поля, используя элемент управления Поле, и в них ввести необходимые выражения;

· подписи всех полей переместить из раздела Область данных в раздел Верхний колонтитул;

· поля в разделе Область данных расположить в строку в нужном порядке, выровнять их по верхнему краю раздела и сделать интервал между ними равным по горизонтали;

5) спроектировать шапку отчета:

· в разделе Верхний колонтитул подписи полей расположить в строку над соответствующими полями;

· изменить их на полные названия колонок. Названия колонок  выровнять по верхнему краю раздела;

6) спроектировать частные итоги:

· в раздел Заголовок группы ввести заголовок для групп строк при помощи  элемента управления Надпись;

· в раздел Примечание группы вставить свободные поля,  используя элемент управления Поле, и в них ввести выражения для подсчета частных итогов. Подписи этих полей удалить;

· созданные вычисляемые поля расположить в строку, под полями, по которым подводятся частные итоги, и выровнять их по верхнему краю раздела. В этой строке слева ввести название для строк с частными итогами при помощи элемента управления Надпись;

7) спроектировать общие итоги:

· в раздел Примечание отчета вставить свободные поля,  используя элемент управления Поле, и в них ввести выражения для подсчета общих итогов. Подписи этих полей удалить;

· созданные вычисляемые поля расположить в строку, под полями, по которым подводятся общие итоги, и выровнять их по верхнему краю раздела. В этой строке слева ввести название для строки с общими  итогами при помощи элемента управления Надпись;

8) предусмотреть нумерацию страниц отчета, воспользовавшись командой Вставка / Номера страницы;

9) произвести оформление отчета, например:

· в разделе Заголовок отчета провести нижнюю и верхнюю линии шапки отчета, используя элемент управления Линия;

· выделить разными шрифтами шапку отчета, вычисляемые поля для частных и общих итогов;

10) осуществить предварительный просмотр отчета. Если отчет вас устраивает, то сохранить и напечатать его; в противном случае его модифицировать, используя Конструктор отчета.

8.8. Работа с отчетом

Спроектированный отчет может быть  предварительно просмотрен в  одном из двух представлений: общий вид и страничный вид. Общий вид доступен только из окна Конструктора по  команде Вид/Образец. Он позволяет оценить внешний вид отчета, не вникая в подробности.  Страничный вид дает возможность увидеть отчет таким, каким он будет после печати. Страничное представление отчета можно получить из окна Конструктора  по  команде Вид / Предварительный просмотр, а также из окна БД по команде

Файл / Предварительный просмотр

Отчет  можно сохранить, введя в окне Конструктора или в окне предварительного просмотра одну из команд:

Файл  / Сохранить как

Файл  / Сохранить,

 или произведя закрытие окна Конструктора.

Печать отчета можно выполнить из окна БД, из окна Конструктора или из окна предварительного просмотра с помощью команды Файл/Печать. Установка параметров печати осуществляется перед печатью по команде

Файл / Параметры страницы

Изменения в отчет  вносятся в окне Конструктора.